Einmalige Aufwandsregistrierung: Schnittstelle EriZone/ERP
Dienstleistungsunternehmen verwenden Ticketsysteme (wie z.B. OTRS, EriZone) um Kundenanfragen nachvollziehbar zu bearbeiten. Verträge und Kostenstellen werden hingegen im ERP System (z. B. SAP, MS Dynamics AX, NAV) verwaltet. Diese Aufteilung wirft die Frage auf, wo der Service Mitarbeiter nun seinen Zeitaufwand erfassen soll. Im Ticketsystem oder im ERP System, oder gar in beiden?
Im ERP System werden Kostenstellen, Projektaufwände und Verträge verwaltet, also muss der Zeitaufwand hier als Basis für das Controlling eingetragen werden. Doch auch im Ticketsystem müssen die Kundenanfragen abgearbeitet werden. Dieses Arbeiten mit zwei Systemen (doppeltes Eintragen) führt leider zu zusätzlichem Zeitaufwand.
Um doppelten Aufwand zu vermeiden haben wir eine Schnittstelle zwischen OTRS / EriZone und dem ERP System Dynamics AX realisiert, welche auf andere ERP Systeme wie beispielsweise SAP, NAV, Infor, u.s.w. ausgedehnt werden kann. So kann die Aufwandserfassung, selbst für komplizierte Tätigkeiten, in welche mehrere Personen involviert sind und welche sich über einen längeren Zeitraum erstrecken, auf einfachem Wege erfolgen. Die Eintragung erfolgt einmalig im Ticketsystem und wird dann automatisiert ins ERP System übertragen.
Die einschlägigsten Vorteile dieser Vorgehensweise sind die Vermeidung der separaten Erfassung im ERP System sowie die Tatsache, dass Einträge nicht mehr vergessen werden können.
Im Folgenden möchte ich Ihnen nun kurz aufzeigen wie wir bei der Implementierung einer solchen Schnittstelle vorgegangen sind bzw. wie ein solcher Datenaustausch funktionieren kann.
Eingangsschnittstelle (Interface Inbound)
Um die geeigneten Voraussetzungen für die Entnahme strukturierter Daten zu schaffen, welche anschließend in das ERP System (Dynamics AX, SAP, Navision etc.) geladen werden, werden eigens für die Datenextraktion vorgesehene Felder in die Ticketklassifizierung integriert. Die Daten werden in real-time unter Verwendung des „Ticket Requestor“ als Mapping-Schlüssel, von der SQL Server Datenbank entnommen. Durch den „Ticket Requestor“ ist es möglich die entsprechenden Daten (je nach Kundenanforderung können dies z.B. die Firmendaten des Unternehmens und/oder aktive Dienstleistungsverträge sein) im ERP-System zu identifizieren und zu entnehmen.
Im angeführten Beispiel werden die gewünschten Daten aus Dynamics AX entnommen und nacheinander im „classification module“ duch DynamicField_DropDownFromDB angezeigt.
Ausgangsschnittstelle (Interface Outbound)
Die Schnittstelle bereitet das Exportformat mit den Arbeitsstunden vor, um dieses in das ERP System zu exportieren. Die generierte .csv Datei kann zum Beispiel folgende Informationen beinhalten:
Der Download wird über das folgende Dashlet zur Verfügung gestellt:
Die Datenausgabe wird manuell in das ERP System hochgeladen (csv upload), dort kann jeder Mitarbeiter seine Arbeitsstunden eintragen. Eine mögliche Erweiterung für die Zukunft ist zum Beispiel ein automatisierter, periodischer Datenexport.
Fazit
Um eine solche Schnittstelle implementieren zu können, benötigen wir eine read-only ODBC Verbindung zum SQL Server und die SQL Server Spezifikationen, welche es uns erlauben die benötigten Informationen auszulesen um das benötigte .csv für den Upload zu erstellen.
Angesichts dessen, dass wir in der Lage sind, ein ausgewähltes Element eines vorausgewählten Feldes für die Abfrage zu verwenden, möchten wir Ihnen veranschaulichen, dass die WÜRTHPHOENIX Erizone-DynamicField_DropDownFromDB-Komponente besonders flexible ist.
Die Möglichkeit, extrahierte Daten in eine csv. Datei zu laden, auf welche Ihr ERP-System zugreifen kann um die benötigten Informationen zu entnehmen, lässt eine unkomplizierte Datenübernahme von Erizone in Ihr ERP zu.
Oreste Attanasio
Author
